Privacybeleid

Versie: 11 oktober 2026

1. Wie zijn wij

The Maffia is een community van professionals in marketing, communicatie, digital en HR. Via www.themaffia.be brengen we professionals (freelance en in loondienst) in contact met organisaties die hen zoeken.

Verantwoordelijk voor de verwerking van je persoonsgegevens is: The Maffia BV, Pijpweg 1, 9340 Lede, ondernemingsnummer BE 0797.905.271.

Vragen over privacy of een verzoek over je gegevens: emma@themaffia.be. We antwoorden binnen 30 dagen.

2. Over wie verwerken we gegevens

• Professionals die een profiel aanmaken of ooit bij ons ingeschreven waren.
• Contactpersonen bij organisaties die een opdracht of vacature bij ons plaatsen, een AI-scan aanvragen of klant zijn.
• Contactpersonen van organisaties waarmee we (nog) geen relatie hebben, die we zakelijk benaderen (zie punt 4.6).
• Bezoekers van onze website, ook wie de chat op de website gebruikt.
• Inschrijvers op onze nieuwsbrief.

3. Welke gegevens

We vragen geen gevoelige gegevens (zoals gezondheid of overtuigingen). Zet die ook niet in je profiel, cv of berichten.

4. Waarvoor en op welke grond

1. Je profiel en account beheren, en je in contact brengen met opdrachten en vacatures die bij je passen. Grond: uitvoering van de overeenkomst die je met ons sluit als je je inschrijft.
2. Organisaties helpen de juiste professional te vinden: profielen voorstellen, briefings versturen en opvolgen, herinneringen sturen. Je profiel wordt pas met naam en contactgegevens aan een organisatie doorgegeven als je interesse hebt bevestigd of zelf reageerde. Grond: uitvoering van de overeenkomst.
3. Matching en hulp van AI. We gebruiken AI om vacatures en profielen te vergelijken, teksten te vertalen of te anonimiseren, en om briefings op te stellen. Een medewerker van The Maffia beslist altijd zelf wie aan een organisatie wordt voorgesteld; er gebeurt geen volledig geautomatiseerde besluitvorming. Grond: uitvoering van de overeenkomst en ons gerechtvaardigd belang om snel en goed te matchen.
4. Nieuwsbrief en vacaturemails. Grond: je toestemming. Je kan je altijd uitschrijven via de link in elke mail of via /uitschrijven.
5. De chat en de AI-scan op de website: je vraag beantwoorden en, als je dat wil, contact met je opnemen. Grond: je verzoek (precontractuele maatregelen) en ons gerechtvaardigd belang om vragen op te volgen.
6. Zakelijke prospectie: organisaties die een vacature of opdracht hebben, contacteren met een voorstel van The Maffia. We gebruiken daarvoor enkel zakelijke contactgegevens en sturen enkel berichten die met de functie van de contactpersoon te maken hebben. Grond: ons gerechtvaardigd belang. Je kan je daar op elk moment tegen verzetten; we zetten je dan op een lijst zodat je niet meer gecontacteerd wordt.
7. Beveiliging, fraudepreventie en het goed werken van het platform. Grond: gerechtvaardigd belang.
8. Wettelijke verplichtingen (bv. boekhouding en facturatie). Grond: wettelijke verplichting.

5. Met wie delen we gegevens

• Organisaties die een opdracht of vacature hebben: enkel het profiel dat je hen laat voorstellen (zie 4.2).
• Dienstverleners die voor ons werken (verwerkers), met wie we afspraken maken over beveiliging en vertrouwelijkheid:

We verkopen je gegevens nooit.

6. Doorgifte buiten de EER

Sommige diensten verwerken gegevens buiten de Europese Economische Ruimte. Voor het Verenigd Koninkrijk geldt een adequaatheidsbesluit van de Europese Commissie. Voor diensten in de Verenigde Staten steunen we op het EU-US Data Privacy Framework of op de standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie. Een kopie van de waarborgen kan je opvragen via het adres in punt 1.

7. Hoe lang bewaren we je gegevens

• Profiel van een professional: zolang je account bestaat. Was je 24 maanden niet actief (niet ingelogd en niet gereageerd op een opdracht), dan vragen we of je wil blijven; zonder antwoord binnen 30 dagen verwijderen we je profiel en documenten.
• Briefings, voorstellen en berichten rond een opdracht: 24 maanden na het einde van de opdracht.
• Notities van ons team: samen met het profiel.
• Zakelijke contactgegevens (prospectie): 24 maanden na het laatste contact; meteen als je bezwaar maakt (we bewaren dan enkel je e-mailadres op een niet-contacteren-lijst).
• Chat op de website: 12 maanden.
• Antwoorden op de AI-scan: 24 maanden.
• Nieuwsbrief: tot je je uitschrijft.
• Technische logs en beveiligingslogs: 90 dagen.
• Facturatie: 7 jaar (wettelijke termijn).

8. Je rechten

Je hebt het recht om je gegevens in te kijken, te laten verbeteren of verwijderen, de verwerking te laten beperken, je gegevens mee te nemen (overdraagbaarheid), en je te verzetten tegen verwerking op basis van gerechtvaardigd belang of voor direct marketing. Toestemming kan je altijd intrekken.

Veel kan je zelf in je account: je profiel aanpassen, je gegevens downloaden en je account verwijderen (Instellingen). Lukt dat niet, mail ons via het adres in punt 1.

Ben je het niet eens met hoe we met je gegevens omgaan, dan kan je klacht indienen bij de Gegevensbeschermingsautoriteit, Drukpersstraat 35, 1000 Brussel, www.gegevensbeschermingsautoriteit.be.

9. Beveiliging

Je gegevens staan in beveiligde systemen met versleutelde verbindingen. Documenten zoals cv's staan in afgeschermde opslag die enkel jij en ons team kunnen openen. Toegang voor ons team is beperkt tot de medewerkers die ze nodig hebben.

10. Cookies

Hoe we cookies gebruiken, lees je in ons cookiebeleid.

11. Wijzigingen

We passen dit beleid aan als onze werking verandert. De datum bovenaan toont de laatste versie. Bij belangrijke wijzigingen laten we het je weten via e-mail of op de website.