4 T’s: Communicatieplanning

Communicatieplanning, wat is het, waaruit bestaat de basis, wat zijn de tips en traps en hoeveel budget steek je erin?

Een communicatieplan is een plan waarin staat omschreven hoe de communicatie binnen een groep en/of groepen personen verloopt en/of zal gaan verlopen. Het wordt voorafgaand aan een project waar communicatie een prominente rol speelt gebruikt, bijvoorbeeld bij het lanceren van een nieuwe campagne.

Wij vroegen enkele “must knows” aan onze communicatie planning experten.

• Edith – Communications & PR specialist                                           HIGHPERION, BNP Paribas, HRD Antwerp
• Hilde – content marketeer / communicatie expert                          4P square, R.A.F.C. , De Persgroep Publishing
• Maikel  – SEO specialist, content & website optimalisatie             Hogeschool Saxion, Pedio, Moovd
• Sarah – Digitaal consultant                                                                    Europese instellingen, FMCG, retail, scale-ups

  Ze geven jullie een kijk op wat je nodig hebt voor een communicatieplan en hoe je dit tot een goed einde brengt.

TASK

Eerst en vooral moet de strategie van het bedrijf duidelijk zijn :

Wie ben je, wat maakt je uniek en wat is de doelstelling (missie/ visie)?
Het merk-dna is een essentieel onderdeel van communicatie
Een bedrijf of organisatie moet zijn ‘purpose’ glashelder hebben. Bv: Hoe zie je de toekomst van de wereld? En met welke producten en diensten draag je hiertoe bij? Wat is de diepere betekenis van jouw organisatie en bedrijf voor de omgeving en de wereld. Je moet goed weten wat er leeft in je organisatie of bedrijf. Zodus moet ook de corporate identiteit duidelijk zijn:  het logo, visuele identiteit, hoe wil je klinken (tone of voice) en hoe ga je dit vertellen aan je doelgroepen.

Ten tweede gaapt ook dikwijls een kloof tussen hoe een bedrijf/organisatie zichzelf beschrijft in zo’n plan en hoe de bedrijfscultuur echt is. Dus zorg dat je een correct beeld kan geven van jezelf, liefst zo objectief mogelijk.

Ten derde moet je genoeg informatie hebben over wie je wil bereiken met je campagne en welke reacties je wilt uitlokken. Dit is zeer belangrijk voor het succes van je campagne, zonder doelen en verwachte reacties kan je geen volwaardige reflectie maken.

TIPS

Voor het maken van een goede communicatieplanning zijn hier enkel tips die het proces zullen vergemakkelijken.

Bij de start van een project ook voorafgaande plannen erbij pakken: welke ervaringen kun je hiervan gebruiken? Goed afbakenen wat je gaat uitvoeren en wie wat gaat doen. Concrete en meetbare doelen opstellen. Na afloop ook tijd vrijmaken om te analyseren: wat ging er goed en wat kan de volgende keer beter? Doe dit aan de hand van KPI’s om dit optimaal te kunnen  opvolgen. Neem de tijd om plannen te maken en vooral om te reflecteren. In het begin zul je het gevoel hebben dat dit te veel tijd kost, maar je gaat je werk veel efficiënter doen. En dit blijf je steeds verbeteren. Liever iets meer tijd vooraf dan er achteraf achter komen dat je werk voor niets of met heel weinig impact hebt gedaan.

Ten tweede moet er methodologisch gewerkt worden. Vertrek vanuit de objectieven van het bedrijf, en stel op basis daarvan de communicatie objectieven. Je communicatie plan is dan uiteindelijk de “manier” waarop je die objectieven wenst te bereiken. Communicatie is namelijk een transversale practice, stel je plan dus niet alleen op in je hoekje – vraag input aan collega’s van de departementen waarmee je samenwerkt. Zo krijg je meteen hun buy-in & maak je zeker dat jouw plan voor hen ook nuttig is.

Een derde tip is het stoppen van zendercommunicatie. Communiceer niet enkel over wat jij belangrijk vindt. Zet jezelf in de plaats van je doelgroep en zorg dat je boodschap daarbij aansluit. Het klinkt misschien logisch, maar er worden zoveel fouten tegen gemaakt. Zeg dus niet: kijk eens wat een prachtig nieuw hoofdkantoor wij hebben. Maar wel: Speciaal voor jou zorgden we ervoor dat ons nieuw hoofdkantoor….

Weet wie je klanten zijn. Als je product vooral scoort bij vrouwen van vijftig, richt je campagne dan in de eerste plaats op die doelgroep want het zal evidenter zijn om in die doelgroep nieuwe klanten te vinden. In de tweede plaats ga je dan iets ruimer en richt je bijvoorbeeld ook op veertigjaren. En je kan dan nog een klein budget voorbehouden voor een doelgroep die je tot nu toe niet bereikt, maar waar je toch eens op wil inzetten. Hiervoor heb je natuurlijk wel data nodig van het aankoopgedrag.

 Essentie voor communicatieplanning: Think twice, act wise

TRAPS

De traps die om de hoek van communicatieplanning loeren, liggen voor de hand en doen zich voor als je de tips niet ten harte neemt. Deze traps zijn een gevolg van het niet rekeningen houden met de tips.

Vanuit opleidingen dien je ellenlange plannen te maken voordat je ergens mee begint. En na afloop complete reflectieverslagen. In het bedrijfsleven is amper tijd om plannen en verslagen te maken, daar hebben ze liever dat je zo snel mogelijk met acties en resultaten komt. Een valkuil is dan om te snel over te gaan naar acties zonder een concreet doel of goede strategie. Op de lange termijn zul je dan weinig opbouwen.

Ten tweede kan je nooit iedereen via alle kanalen bereiken, tenzij je een megamarketing afdeling hebt met een immens budget. Dus wees realistisch. En focus op wat haalbaar is voor je bedrijf/organisatie. Want na het uitschrijven van een goed plan, moet je natuurlijk ook nog tijd en middelen hebben om het uit te rollen.

Ten derde moet je de tijd nemen om je plan ook intern uit de doeken te doen, zodat het ook intern gedragen wordt. Je eigen mensen zijn immers nog steeds je beste ambassadeurs. Maar te vaak worden ze vergeten bij een nieuw communicatieplan. Er moet dus een interne afstemming zijn.  Hierbij laat je niets aan het toeval over en je  perfect op elkaar inspeelt en iedereen een handleiding voor zijn taak heeft en weet wat hij/zij moet doen. Maar ook externe afstemming met beslissers en stakeholders is minstens zo belangrijk, niet alleen voor draagvlak maar ook om elkaars agenda’s en deadlines te respecteren.

THE BUDGET

Het budget dat komt kijken bij het maken van een communicatieplanning is moeilijk te bepalen. De bepaling hiervan hangt af van de grootte van het project. Als het project handelt over 1 project is het volgens de experten +-3 dagen werk. Anderzijds als het gaat over een corporale communicatieplanning kan dit enkel weken in beslag nemen. Hierbij komen dan de freelance kosten bij kijken.

Als communicatieplanning niet echt jouw sterkte is, laat je dit het best over aan een persoon met ervaring. Een senior in communicatie planning zal ervoor zorgen dat jouw planning tot in de puntjes is uitgewerkt, uiteraard zal dit dan ook gepaard gaan met een senior tarief.

Als laatste puntje bij het budget is het niet onbelangrijk om te beseffen dat het aantal doelgroepen en instrumenten de totale budgetomvang van de communicatiestrategie beïnvloedt enorm. Dus je mag hierin zeker niet overdrijven. Maar je kan ook vertrekken vanuit een beschikbaar budget en dan strategische keuzes maken aan de hand van enkele “must haves”. Voorzie altijd wat reserve budget voor boosts te geven aan campagnes die goed lopen of om kort op de bal te spelen en in te haken op de actualiteit.

CONCLUSIE

Na het bespreken van deze voorgaande 4T’s kunnen we concluderen dat communicatieplanning sterk aanleunt bij de strategie van de onderneming. De communicatieplanning is een verlengde van het DNA van de onderneming en helpt de onderneming om dit intern en extern te communiceren. Het vorm 1 geheel. De budgettering is sterk afhankelijk van verschillende variabelen van de onderneming en haar wensen.

INTERESSE IN OPTIMALISATIE VAN JE COMMUNICATIEPLANNING?

OF WIL JE EEN COMMUNICATIEPLANNING OPMAKEN?

Stuur een bericht naar simon@themaffia.be en hij brengt jou in contact met een van onze experten!